Получить консультацию
Отправьте свой вопрос или укажите номер телефона и мы вам перезвоним:
Хочу получать полезные материалы от «Среды обучения»
На ваш email накануне встречи придет ссылка на трансляцию и инструкция, как к ней подключиться

* Отправляя свои контактные данные, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение email-сообщений от Высшей школы «Среда обучения»
Всем пока, я в отпуск!
Как составить грамотный автоответ на английском языке
Вы наверняка знаете, как написать автоматический ответ об отсутствии в офисе на родном языке. Но уверены ли вы, что ваш автоответ так же хорош на английском? Вы же не хотите отпугнуть англоговорящих клиентов и покупателей лексическими и грамматическими ошибками в столь важной части деловой переписки на английском языке. Если вы работаете в очень серьезной корпорации, то письмо для автоматического ответа, вероятно, было оговорено заранее и составлено на сугубо официальном деловом английском. В компании поменьше вы, наверное, можете составить свой собственный ответ об отсутствии. Вот несколько советов и примеров, как писать электронные письма в таких случаях.
КЛАССИЧЕСКИЕ ОТВЕТЫ ОБ ОТСУТСТВИИ НА РАБОТЕ
Традиционно, автоматический ответ всегда содержит следующую информацию:

► Как долго будет отсутствовать сотрудник, с которым вы пытались связаться (даты);

► Когда он вернется и сможет ответить на ваше письмо;

► Есть ли у него доступ к электронной почте и возможность проверять ее вне офиса;

► Контактная информация лица, с которым, в случае необходимости, можно связаться вместо отсутствующего сотрудника.

Вот несколько шаблонов. Воспользуйтесь ими, чтобы составить идеальный ответ на английском.
Пример 1: Официальный стиль
Thank you for your email. (Благодарю за ваше письмо.)

Unfortunately, I am currently out of the office and will not return until (END DATE). (К сожалению, в настоящее время я нахожусь вне офиса и буду отсутствовать до (ДАТА ВОЗВРАЩЕНИЯ)).

If you require immediate assistance in my absence, please contact (COLLEAGUE'S NAME) on (PHONE NO#) or (EMAIL ADDRESS), who will be able to deal with your enquiry. (Если вам требуется срочная помощь в мое отсутствие, пожалуйста, свяжитесь с (ИМЯ КОЛЛЕГИ) по номеру (НОМЕР ТЕЛЕФОНА) или напишите ей/ему на (АДРЕС ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ). Он/она сможет помочь вам по вашему вопросу).

Otherwise, I will respond to your email as soon as possible on my return. (В противном случае, я отвечу на ваше письмо в кратчайшие сроки по возвращении).

Best regards, (С наилучшими пожеланиями,)
Пример 2: Кратко и по делу (в том числе указывая, что вы не отвечаете на письма)
I will be out of the office from (START DATE) to (END DATE) with no access to my emails. (Я буду отсутствовать в офисе с (ДАТА ОТЪЕЗДА) по (ДАТА ВОЗВРАЩЕНИЯ), без доступа к электронной почте.)

If your message is urgent, please contact (COLLEAGUE'S NAME) on (PHONE NO#) or (EMAIL ADDRESS).
(Если ваш вопрос срочный, пожалуйста, свяжитесь с (ИМЯ КОЛЛЕГИ) по номеру (НОМЕР ТЕЛЕФОНА) или напишите на (АДРЕС ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ).)
Пример 3: Подходит для отдела продаж или службы поддержки / отдела помощи
Thank you for your message. (Благодарю за ваше сообщение.) I am currently out of the office and will not return until (DATE). (В настоящее время я нахожусь вне офиса и буду отсутствовать до (ДАТА ВОЗВРАЩЕНИЯ).)

Your business is important to us and I will respond to you immediately when I return to work. (Работа с вами очень важна для нас, и я отвечу вам сразу же по возращении в офис.)
БРИТАНСКИЙ АВТООТВЕТ ОБ ОТСУТСТВИИ
Вот какие автоответы присылают сотрудники различных компаний Великобритании. Весьма прямолинейно и очень коротко. Похоже, это связано с тем, что автоматические ответы об отсутствии в офисе появились в нашей жизни достаточно давно, и все знают, что они означают. Если у вас заготовлен короткий ответ, вы не тратите ничье драгоценное рабочее время.
Пример 1
I am out of the office until (DATE) and will get back to you as soon as possible. (Меня не будет в офисе до (ДАТА), и я отвечу вам как можно скорее.)

А нужно ли говорить что-либо еще?
Пример 2
I am now out of the office returning (DATE) (Я вернусь в офис (ДАТА)).

For any enquiries please call (OFFICE TELEPHONE NUMBER) (По всем вопросам, пожалуйста, звоните (ТЕЛЕФОННЫЙ НОМЕР ОФИСА).)

Возможно, такой вариант лучше, так как предлагает альтернативный способ связи в случае неотложного дела.
Пример 3
Thank you for your email. (Благодарю за ваше письмо.)

I will be back at my desk on (DATE). (Я вернусь на рабочее место (ДАТА).)

Автор этого ответа не шутит. В этом сообщении не говорится о том, что на ваше письмо НЕ ответят. Так что, если вам и правда нужен ответ, то придется проявить инициативу и найти, с кем для этого связаться. Например, если постоянный клиент, покупатель или коллега будет переведен на другого специалиста вашей компании, можете ли вы действительно гарантировать, что им предоставят такой же высокий уровень обслуживания / информации / заинтересованности / любезности / знаний / оперативности, как у вас? Поэтому, возможно, будет лучше, если клиент / покупатель подождут вашего возвращения.
Пример 4
I am out of the office but picking up emails sporadically. (Меня нет на рабочем месте, но время от времени у меня есть возможность проверять электронную почту.)

Thanks.
(Спасибо.)

Это сообщение вселяет надежду, что ваше письмо будет удостоено ответа, в том случае, если его сочтут достаточно важным. Однако возможны проблемы. Отправитель может полагать, что его письмо крайне важно. Получателю может показаться, что с ответом можно повременить до возвращения в офис. Возникнет путаница и недовольство.
АВТООТВЕТ — КАЛЬКА С РОДНОГО ЯЗЫКА
В одной крупной компании в Германии автоответ составляли с участием высшего руководства. Два предложения (2-е и 3-е) звучат неестественно для носителя английского языка из-за прямого перевода с немецкого.
Thank you very much for your email. (Большое спасибо за ваше письмо.)

Currently, I can not answer your message promptly. (В настоящее время, я не могу оперативно ответить на ваше сообщение.)

I will come back to you after my return on the (DATE). (Я вернусь к вам после моего возвращения (ДАТА).)

As your email will not be forwarded, please contact in the meantime my colleague, (NAME), (PHONE NO#), (EMAIL) (Так как ваше письмо не будет передано, пожалуйста, свяжитесь тем временем с моим коллегой, (ИМЯ), (НОМЕР ТЕЛЕФОНА), (АДРЕС ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ).)

Best regards, (С наилучшими пожеланиями,)
Выбирайте автоответ, который подходит именно вам, и будьте аккуратны с прямым переводом!

Справка по технической настройке автоответа

Если вы пользуетесь программой Outlook, здесь предложены инструкции и поддержка от Microsoft, в которых есть вся информация по настройке автоответа об отсутствии.

Если вы используете Gmail, посмотрите это видео.

Перевела студентка факультета иностранных языков Екатерина Коржова / Оригинал
ВАМ ПОНРАВИЛАСЬ ЭТА СТАТЬЯ?
К ДРУГИМ МАТЕРИАЛАМ
Хотите регулярно получать образовательные материалы «Среды обучения»? Подпишитесь на нашу рассылку! Отправляя свои контактные данные, вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности