Получить консультацию
Отправьте свой вопрос или укажите номер телефона и мы вам перезвоним:
Хочу получать полезные материалы от «Среды обучения»
На ваш email накануне встречи придет ссылка на трансляцию и инструкция, как к ней подключиться

* Отправляя свои контактные данные, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение email-сообщений от Высшей школы «Среда обучения»
английский язык
Как выбрать тон письма
Как написать будущему работодателю? Научному руководителю? Приятелю и одновременно коллеге? Где проходит граница между официальным и серьезным тоном? Как соблюсти субординацию и при этом наладить человеческий контакт? Джереми Скаал (Jeremy Schaal) — учитель английского языка, специалист по бизнес-английскому и MBA — рассказал, как правильно выбрать тон письма, а мы перевели его статью.
Я всегда с легкостью помогал студентам с грамматикой и стилем письма. Но есть и третья составляющая: тон. Студенты задавали мне вопросы вроде: «Как сказать это вежливо?» или «Он поймет, что я чувствую, если сказать так?»

По отдельности такие вопросы не вызывают проблем, но очень сложно добавить эту тему в учебную программу. Говорят: «Дай человеку рыбу — и он будет сыт один день. Научи его ловить рыбу, и он будет сыт всю жизнь». Касательно тона мне всегда казалось, что я раздаю рыбу.

Почему? Начнем с того, что «правила» тона совершенно не похожи на правила грамматики или стиля. Взгляните на некоторые из них:
Правило грамматики:
Настоящее свершенное (present perfect) употребляется, когда действия произошли в прошлом, но их результат важен сейчас. Нам или не известно, или не важно, когда они произошли. Например: «I have eaten dinner» («Я поужинал»), но не «I have eaten dinner at 7:00 P.M.» («Я поужинал в 7 вечера»).
Правила стиля:
Указывайте действующие лица. Избегайте страдательного залога, кроме тех случаев, когда вы не хотите упоминать действующее лицо (а именно, когда оно неизвестно или неважно).
Видите, какие четкие указания? Их легко понять. Легко применять на практике. А теперь взгляните на несколько «правил» для работы с тоном, взятых из сети:
Правила тона:
Безжалостно сокращайте. (На самом деле, это правило стиля.)

В начале предложения допустимо использование союзов «и» и «но». (А это, фактически, правило грамматики.)

Придерживайтесь курса. (Имеется в виду выдержанный тон. Хорошо, но как выбрать правильный тон изначально? И как быть, если я хочу начать с требовательного тона, а завершить — доброжелательным? Это никогда не допускается?)

Будьте уверены! (Иногда — да, но если вы просите совета? Должны ли вы быть уверены, не будучи уверенными?)
Эти правила тона или не в тему, или не для новичков. На самом деле, это вообще не правила, а просто несколько ценных мыслей для тех, кто находится в поиске верного тона. И мне не стоит относиться к ним с таким пренебрежением. Самые лучшие советы по тону — это те, которые предлагают несколько различных примеров фраз, рекомендуемых для новых ситуаций.

В то время как стиль и грамматика являются инструментами для передачи сообщения, тон — неотъемлемая его часть. Поэтому правильный тон — это именно тот, который кажется вам верным. Как раз по этой причине правила выбора тона настолько расплывчаты. Мы с таким же успехом могли бы пытаться сформулировать правила по выбору основной идеи вашего письма. Но вы сами решаете, какой она будет, правда?

Поэтому смешно утверждать, что ваш тон неизменно должен быть уверенным. Используйте уверенный тон тогда, когда хотите излучать уверенность. Вежливый — если вам нужно быть вежливым. Неофициальный тон подойдет для обсуждения чего-то повседневного. И так далее.
Как употреблять правильный тон
Правила грамматики и стиля, которые служат для того, чтобы четко сформулировать мысль, также помогут задать верную интонацию, но они не относятся к правилам тона.

Мы можем научить студентов с умом подходить к выбору тона и дать примеры того, как задать нужную интонацию. Я пытался сгруппировать свои знания по теме, и вот что у меня получилось.

Есть три большие категории для рассмотрения. Выбирая один из пунктов в соответствующей категории, вы получаете описание тона, который вам подходит. У вас может быть «формальный — подчиняющийся — доброжелательный» тон, «повседневный — вежливый — доброжелательный» или любой другой из возможных 48 комбинаций. Вот из каких основных категорий вы выбираете:
1
Дистанция культуры. Учитывайте, насколько вы близки с собеседником. Вы из одного города? Вы в одном отделе? Вы одного возраста? Если вы слишком разные, используйте официальный язык, который не даст вам нарушить этикет. Фраза вроде «Искренне ваш» точно никого не обидит, но и не вызовет никаких эмоций.

А вот используя повседневный или панибратский тон, вы немного рискуете. Кому-то это может понравиться, но других раздражит. Сравните, к примеру, как пожилые люди приветствуют друг друга, с тем, как это делает молодежь.
2
Дистанция субординации. Кто главный?

Интонация подчинения показывает, что вы разговариваете с начальником. Или, например, вы просите кого-либо принять решение: скажем, навещаете сестру и хотите, чтобы она выбрала, в какой ресторан вы пойдете.

Вежливый тон означает, что вы хотите сотрудничать. Вы оба высказываете свое мнение и учитываете мнение друг друга.

Прямая интонация используется тогда, когда вы не просите совета, но и не находитесь в позиции силы. Например, как эксперт, беседующий с журналистом на известную ему тему.

Если вы нанимаете фрилансера для работы на вас, нужен повелительный тон. В таком случае вы начальник. Собеседник должен подчиняться вам, и вы оба это понимаете.

Обратите внимание: неверно считать, что тон не может быть одновременно доброжелательным / повседневным и повелительным. Начальник может сочетать эти интонации. Или он может быть избрать формальный, необидный, повелительный тон. Есть много способов командовать.
3
Вежливость. Насколько вежливым вы хотите быть? Тон может быть доброжелательным, необидным или обидным. Необидный используется довольно редко. Достигнуть дружелюбного или обидного тона помогут дополнительные средства — дружеский вопрос или оскорбление.

Чтобы вам легче было выбирать, все категории и варианты тонов, а также маленькие подсказки собраны в этой таблице:
ЧТО НАДО УЧИТЫВАТЬ, ВЫБИРАЯ ТОН ПИСЬМА
Пример 1: «Официальный — подчиняющийся — необидный»

Вниманию заинтересованных лиц. В приложении к письму высылаю свое резюме. Я готов встретиться с вами в любое удобное для вас время.

Пример 2: «Повседневный — прямой — доброжелательный»

Привет, Майк. Просто хотел уточнить, не забыл ли ты выслать чек? :) Надеюсь, все в порядке!

Слова важны, и тон важен не меньше. Выбирайте подходящий, чтобы вас понимали правильно!

Перевела студентка факультета иностранных языков Екатерина Коржова /
Оригинал
ВАМ ПОНРАВИЛАСЬ ЭТА СТАТЬЯ?
К ДРУГИМ МАТЕРИАЛАМ
Хотите регулярно получать образовательные материалы «Среды обучения»? Подпишитесь на нашу рассылку! Отправляя свои контактные данные, вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности